首先,打破一切常规-第3章

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收集资料只是知识管理的第一步，第二步是建立你自己的知识系统架构，什么是知识系统架构，简单说就是你储藏知识的架构，有系统的知识架构，将有助于你将收集到的资料有系统的储存与未来快速的撷取，缺乏系统化的分类架构，将造成日后撷取资料与整合资料与创造知识的大量时间浪费。　

善用数字科技工具　
随着计算机科技的普及发展，许多收集，整理，存储资料与知识的工具也日益成熟。像知识管理软件、扫描机、人工字体辨识OCR软件、无线通讯与PDA等都是个人知识管理的最佳工具。透过计算机软件将可以协助快速大量资料的储存与撷取。　

作一个智能型的知识工作者　
以前有一个农夫，因为每天都需要砍柴，所以就把斧头给砍钝了，所以砍柴的速度就变慢了，就有朋友劝停下来他把斧头磨一磨，他就说砍柴都砍不完　了，哪还有时间停下时间磨斧头！多数的人忙于现在的工作，却往往忽略了花一点时间把斧头磨利，就可以全面改善工作效率的投资，规划建置个人知识架构是智能工作的开始。
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人脉资源管理软件的选择　（转）

杨舜仁

最后更新时间：2002/10/21　上午　11：40：51


前言

你用哪种软件来管理你的各种资源？　决定用计算机来管理自己的各种工作生活所需的资料之后，最重要的便是选择适当的软件，用何种软件来帮助自己做好人脉资源库管理甚至个人知识管理呢？　有人用EXCEL或是WORD来管以前同学通讯簿或是客户及各种名单，有人用FOXPRO或是ACCESS或是市售的所谓名片管理软件或是业务销售管理软件，但是总是有一点不方便。常常要找一个名单，寻遍一大档案资料不着，要发信给其中的一些人，不管是e…mail或是传统书信都需要反复剪剪贴贴，相当花费时间，更不用讲要打印部分过滤人员名单或是与电子信件或是行事历作结合了。


选择一套好的PKM软件提升个人工作效率

因此，让我们仔细分析个人PKM需求与计算机使用的考量，发现个人知识管理PKM平台软件必须至少具备下列几个要求：
1。　主流软件：所有软件都会有资料交流与升级的需求，选择非主流（非市场多数人使用的软件），即使初期价钱不贵，未来花费在克服使用与整合的时间与金钱成本，往往会令你难以想象。
2。　具备PKM的基本功能：PKM管理人脉资源（联络人通讯簿）、通讯管理（电子信件、传真、卷标与合并印列书信）、管理时间（行事历与代办事项与备忘录）、管理功能堪称简单完整好用　（e…mail、电话簿、备忘录、行事历、工作清单）、管理网络资源（网站管理与连结）及管理文件档案，这些功能应该缺一不可。
3。　价格适当：个人的时间与预算有限，选择功能强大但超过预算的软件，有时必须花费过多的学习时间，庞大的金额也是一大负担，选择适当够用功能而且预算不贵的软件。
4。　兼容性：计算机化最害怕系统不兼容的问题
最好与公司的MIS/ERP或是Intra/KM系统兼容，否则私人用与公司用不同的软件会很辛苦的。？
？　与常用的个人办公室文书使用软件兼容，包括：微软Office　WORD；　EXCEL；　POWERPOINT　。
？　最好能与其它个人使用中数据库结合，如：MS　ACCESS、FOXPRO或是SQL及其它市售软件的各种数据库格式之相通。
？　再者是具备网结合路常用软件能力，如收发信软件（Outlook　Express）、浏览器（IE/scape）、网络通讯软件（如：ICQ、Yahoo　Messenger　或是　MSN）等
其它专业软件如项目管理软件（Ex；　MS？　Project）、可以整合使用传真、简讯传呼、语音传呼等软件

5。　与外部行动装置外部整合性相通（如：名片扫描机、连接拨接电话、PDA与智能型手机等。。）
6。　未来升级其它数据库的弹性：计算机化最害怕系统不兼容的问题，具有未来升级升级到高阶数据库如SQL的弹性

总结一般人大致有四种模式来管理个人资料：
1。　缺乏有系统的管理：用多套的办公室软件如MS　WORD/EXCEL或是收信软件Outlook　Express分开来管
2。　使用市售通讯簿软件包：如：　销售软件、名片管理软件、PDA或是电子记事本等所附赠名片管理软件
3。　使用欧美先进的业务管理软件：如Goldmine、Act　、Contact、Organizer或是Maximizer等等
4。　使用现在最常用的Intra/KM　知识管理软件：　MS　Outlook、　Lotus　Notes或　Web　Based　KM　服务软件

因此根据上述的选择标准，除非是特殊需求考量，个人甚至中小企业应该选择第四种方案使用MS　Outlook　或　Lotus　Notes，原因很简单；主流软件、兼容性大、不昂贵。如果公司用Lotus　Notes，你或是就使用Lotus　Notes，否则我会强烈建议你就使用MS　Outlook　2000　（非　Outlook　Express），因为它就个别需求角度来讲，会许不是最好的选择，就上述总体而言，尤其在市场流与兼容上是个人知识管理PKM平台软件的最佳选择了。

介绍到此，或是有人会担心PKM是否适用在其它软件上，基本上PKM是一套个人知识管理的方法论，基本上不受软件选择而有所差别，因此只要是符合上述条件的主流软件，具有汇入汇出以及全文检索功能，都可以适用没有问题。选择适当的个人知识管理软件，将可大幅降低未来其它的软件硬件整合使用，就好象是选择一个平台一般，良好的平台自然就便利各种知识的管理与交流累积。
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