时间管理-第4章

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第六天
时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天，我们将分
小标题学习几项有用的知识。如果说，前面的工作是搭好了房子的
框架，那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板，使
房间变得更加宜人。
使用时间的模式
你是否了解自己？时间管理是帮助我们通过投资时间达到目
标的技巧，因此，学习时间管理的第一步是了解你自己。
你习惯怎样使用时间？要回答这个问题，仅凭感觉和记忆是不
够的，必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人，自
己认为在工作，在别人眼里则完全不是。例如，有的脑功能衰退患
者在求诊时，自称家中宽敞，每天可行走一万步以上，带上记步器
进行记录后发现，实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样，
自己感觉工作了若干小时，实际上，也许大部分时间在打岔、走神、
吃东西，真正工作的时间只有几十分钟。因此，需要详细地记录自
己的活动情况，才能客观地了解自己使用时间的模式。
练习：记录你的模式
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准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计
时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分
段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天
记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点：
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或
者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。
下面是一份记录的空白样表：
______年___月___日星期__
　　　　　　　　　　　　项目　　　　地点　　　　效率自评　　　　计划　　　　中断说明
6：30
7：00
7：30
8：00
8：30
9：00
9：30
10：00
10：30
11：00
11：30
12：00
12：30
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13：00
13：30
14：00
14：30
15：00
15：30
16：00
16：30
17：00
17：30
18：00
18：30
19：00
19：30
20：00
20：30
21：00
21：30
22：00
22：30
23：00
23：30
填定说明：
项目：这段时间所做事情的说明；
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地点：进行活动的地点；
效率自评：对完成效率的自我评价，可以用ABC　或123　为标记，如果
效率有较大波动，则标出来，如A…B（由高效率变为中等效率），或1…3…2
（由高效率变为低效率再变为中等效率）。
计划：用百分数表示计划的完成比例，100％表示完成这段时间应做的
事情，50％表示只做完了一半，N/A　表示这件事是计划以外的事情。
中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁？是家人？上司？电视？手表？你的
胃？或者你的意志？
在你没有仔细规划自己的时间以前，你的时间是“公共资源”，
任何人、任何事都可以随意占用，而你甚至没有感觉。不管是否得
到合理使用，时间都在无可挽留地流入记忆之川。
请仔细地观察自己的时间使用模式，找出你的时间的控制者。
主动地拖延
我们总在学习克服拖延习惯的技巧，以便更好的利用时间。不
过，在合适的时候，主动地进行拖延，也会对我们有益。
当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候，如果工作需要敏锐反应和清
晰思考，中断工作比勉强自己继续进行的效果要好得多。
如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好把它暂
时搁置起来，以等待条件成熟。
当我们有更重要的事情要处理时，应该暂缓手头的工作，按轻
重缓急的次序安排任务。
如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好
也暂停下来，给自己更多的时间以进一步搜集信息，从多方面加以
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考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。
不过，不要以“我正在进行主动地拖延”为借口，逃避真正需要
马上执行的事情。
谋杀时间的凶手
1．没有日程计划。有没有日程计划，决定了你这一天是主动
地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你
对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可
以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向
盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前
进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的
事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。
2．生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成：
健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天
的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活
的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，
其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。
3．桌面杂乱。研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半
钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是
这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水
的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌
面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工
作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到
所要的东西。
4．睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间
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通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚
睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力
加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划
好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其
次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。
5．不吃午饭。许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望
取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效
率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15　分钟的午饭和休
息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴
功”这句老话就明白了。
时间的四个象限
我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：
1．　重要并且紧急：它们是危机任务
2．　重要但不紧急：它们是新的机遇
3．　紧急但不重要：它们是日常事务
4．　既不紧急又不重要：它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多？　答案是第4　象限的
杂乱琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3　象限，因
为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。
以减少处理1、2　象限的时间为代价，处理3、4　象限的事务，
是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在1、2　象限
上。
你可以把要做的事情列出来，分门别类地划入四个象限，然后
决定为它们花费多少时间。
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高效时间管理的秘密在于第2　象限。如果你把精力集中于第2
象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出
现的危机。
每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情，是保持领先的方
法。通过这样做，你把宝贵的时间储存起来，在以后面临突发事件
时，便能动用你的储蓄，在紧迫的时间压力面前应付自如。
假设你有100　元钱，20　元买了冰淇淋，70　元存入了银行，还
有10　元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了，存入银行的钱
被储存起来，丢失的钱则白白损失了。
每天的时间和这100　元钱一样，有些时间被“消费”，你得到了
享受，有些时间被“储存”，为今后节省了时间，有些时间则白白浪
费。
像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况，合理地消费
掉一部分，坚持储存一部分，减少浪费的时间，你会慢慢地变“富
裕”，拥有丰富的人生。
这些时间属于消费部分：吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……
这些时间属于储存部分：思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分：无谓的等待、做不需要做的事、无聊
的旅途……
计算你的时间成本
你的每个小时价值多少？
首先，计算出你的时间的成本是多少。如果你受雇于人，把工
资、奖金、办公室租金、设备租金、费用、行政支持等的成本加总，
除以工作时间，求出每小时的成本。如果你自己工作，也可以按相
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似的方法求出每小时的成本。
得到这个数字后，加上一定的利润率，就得出为了维持平衡、
你每小时应该创造出的价值。这也是你的时间应该获得的价值，如
果低于这一数字，你的活动就只是在消耗，而没有创造。
使时间增值有两层意思，一是使你获得更多自由时间，二是使
每单位的时间能为你提供更多回报。
例如，你完成某件工作，每次需要10　小时的时间，花5　小时
学会一种新方法以后，每次完成相同的工作只需要7　小时时间，那
么，学习新方法的那5　个小时使你的时间得到了增值。
再如，当每小时只能赚10　元钱的时候，每个月要赚1000　元的
话，每天必须工作5　小时。每小时能赚100　元时，每天只需工作半
小时就能维持每月1000　元的收入，从而获得更多自由时间。
无疑，时间增值能使你有更多自由时间、享受更加丰富的生活。
不过，努力使时间增值时，要明确自己的目标是丰富人生，避免把
增值手段当成终极目标，否则，反而会成为这些手段的奴隶，例如，
当初赚钱是为了获得更大自由，赚到钱后，钱反而成了负担，成天
忧心如何使钱生钱，时间在其间飞逝无踪。
每天多出一小时
每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时。这种创造
时间的方法异常简单，同时相当有效。如果每天早起一小时，一年
就可以创造出额外的10　个星期！
如果你是一个雇员，不论你的工资有多少，都只是在为他人创
造财富。即使你的工作创造了巨大的利润，也只能分得其中的一小
部分。如果你使用这10　个星期，为自己工作，则能得到大部分收
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益。
第一次早起可能会不习惯，不过，随着次数的增多，早起会越
来越容易。你的身体会逐渐适应新的节律。
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第七天
经过前面六天的学习，我们已经掌握了时间管理的基本内容。
今天，我们做些什么呢？让我们来阅读一些资料，轻松地结束这一
周的学习。
我们有太多的事情要做。每件事看起来都能带来很多好处，但
就算每天的时间延长一倍，我们也无法把所有的事情完成。虽然我
们不能完成每一件事情，但我们肯定有足够的时间来做好重要的事
情——如果我们控制着局面。
如何控制局面，使自己能够完成重要的事情，是良好时间管理
的秘诀。它使我们挣脱“该做